Effektiv kommunikation

Tillbaka till artiklar

Innehållsförteckning

Inledning

Kommunikation är ett spännande och komplext ämne med oändligt antal variationer och tolkningar. Däremot ska vi inte ta oss vatten över huvudet och ge oss in på en avancerad kurs i språk, utan vi ska använda lite sunt förnuft och specificera några saker man bör tänka på.

Vi kommer fokusera på ett väldigt smalt ämne i denna artikel, och det är hur man bör uttrycka sig i skrift på sin hemsida och i sina övriga reklamtexter. Några av punkterna i texten är också direkt användbara även i muntlig form, så det finns nog matnyttig information till de flesta som är lite nya i branschen.

En allmän kurs i svensk skrift

Stavfel sänker trovärdigheten

Detta har massor av bevisade effekter. Ett säljande brev som har stavfel brukar resultera i att intresset hos läsaren faller avsevärt.

Läsaren tänker "hur ska detta kunna vara ett bra företag som levererat bra produkter om de inte ens kan skriva en enkel reklamtext?". Även om felet är ganska litet så sänks förtroendet för företaget väldigt mycket.

Meningsbyggnadsfel

Komplexa, tvetydiga och svårtolkade meningar är alltid negativa, men har däremot sällan fullt lika negativa effekter. Framförallt beror detta på att läsaren inte nödvändigtvis kan bestämma var felet ligger eller ens om det finns något fel. Läsaren kan t.ex. inte alltid bedöma om det är texten eller den egna tolkningen som har brister.

Däremot sätter det läsaren i en lite svår situation. Man vill ha ett bra flöde i texter, man talar om harmoni, det ska rinna som vatten och varje mening ska vara en bra uppföljare på meningen innan. Meningsbyggnadsfel och långa och svåra meningar tvingar läsaren till en ofrivillig paus på grund av okunskap om hur meningen ska tolkas eller läsas. Du sätter koncentrationen ur balans och om det är tillräckligt illa finns risken att personen ifråga inte orkar läsa vidare.

Naturligtvis kan man aldrig räkna med att mottagaren har intresse, tid och tålamod att läsa hela texten, men varje litet hinder i texten kommer bidra till minskat intresse. Gör hindren så små och få som möjligt.

Dock är det ju viktigt att alla fel i era texter försvinner, men en vanlig stavningskontroll som t.ex. den i Officepaktet räcker långt.

Pricksäkra meningar och stycken

Det är alltid viktigt att man är tydlig, och att man försöker hålla sina meningar korta och pricksäkra. Man ska också försöka att inte tala om två helt skilda ämnen i samma mening, utan att man försöker sätta punkt då det börjar glida iväg.

Om en mening då blir för kort så försöker man fylla ut den lite och blir den för lång så försöker man bryta på lämpligt ställe, och om inget sådant finns så får man forma om meningen så att det fungerar bättre.

Ungefär samma sak gäller stycken, håll dig till ett ämne och gör ett nytt stycke när textens syfte förändras.

Korta stycken

Försök i regel att hålla dina stycken ganska korta. Detta bör dock bestämmas efter textens totala massa och utformning. Om det är korta texter kan dess stycken också gärna vara korta, för att öka läsbarheten.

Men om dokumentet är på flera hundra sidor kan det bli extremt tröttsamt om det finns för mycket luft, då blir överskådligheten sämre och effektiviteten blir lägre när texten tar längre tid att läsa. Då är det bättre att klämma ihop och effektivisera för läsaren.

Det är en konst att fatta sig kort

Detta är ett ganska okänt ämne för de flesta som inte har jobbat kommersiellt med texter. Att få någonting sagt klarar de flesta av - men att få det sagt på ett effektivt sätt är en helt annan sak. Om man kan få ut samma information på två skilda sätt - ett kortfattat och ett lite längre så är ofta det kortfattade att föredra.

Försök se om ni kan förkorta (komprimera) era texter utan att tappa innehåll. Det finns däremot situationer som till viss del handlar om motsatsen till detta, och det är redundans.

Redundans

Redundans handlar om att öka tillgängligheten. Redundans i text är något man arbetar med bland annat då det är viktigare att mottagaren verkligen förstår informationen än att informationen är maximalt komprimerad. En bra redundans är högst önskvärt i tekniska artiklar såsom beskrivningar eller kurser där texten är värdelös om den inte är förstådd av läsaren.

Exempel

Ett exempel på redundans är "Deserve It tillverkar webbsidor. Webbsidor och logotyper tillverkas hos Deserve It.". Hela den första meningen är rent faktamässigt värdelös. Den kan raderas helt utan att det totala innehållet försvinner. Däremot kan meningen mycket väl vara fullständigt existensberättigad ändå, men om man vill ha maximalt komprimerad text kan meningen gärna raderas.

Ett annat är "Kalle är 10 år, Pelle är fem år". Detta innehåller ingen som helst redundans, två påståenden utan samband.

Redundans: "Kalle är 10 år. Kalle är 5 år äldre än Pelle. Pelle är 5 år."

Vi gjorde om föregående mening till tre korta meningar, här med redundans. En av dessa meningar kan helt tas bort utan att vi tappar någon information. Vi har ingen tydlig upprepning, utan informationen presenteras helt enkelt ur ett annat perspektiv. Bra för att ha maximal förståelse - dåligt för maximal kompression.

Syfte

Det finns två huvudsakliga syften med redundans i text.
Först och främst har vi förtydligande där man helt enkelt vill försäkra sig om att läsaren inte missar något viktigt. Om ett resonemang missförstås så får läsaren en ny chans i en ny upprepning. Denna modell används systematiskt och genomgående i utbildningar.

Det andra huvudsakliga användningsområdet är att befästa ett budskap, vilket är populärt i reklam. Reklam handlar som vi vet inte bara om att nå ut med information, utan att pressa in informationen i exponentens huvud, bland annat för att förstärka associationer.

Vem har aldrig hört en störande glad person i ett TV-reklam som upprepar allt tio gånger? Tro mig, de vet precis vad de håller på med, och hur mycket du än stör dig så har de lyckats rätt bra - de gjorde ett intryck som du minns.

Hur en säljande text ska vara

Du måste veta vem du talar till

En av de absolut viktigaste faktorerna, som man ofta ser att författare till produktbeskrivningar etc missar är att man måste veta vem det är man talar till, och anpassa språket därefter.

Detta är något som är mycket relevant för oss som jobbar i tekniska branscher som har tekniker och benämningar som kunder kanske aldrig har hört talats om, och kanske inte vill höra talas om.

Är våra texter för svåra för dig som nybörjare? Vi är inte heller perfekta, det är svårt att alltid hålla sig i skinnet och uttrycka sig pedagogiskt. För oss inom en bransch är det lätt att kommunicera, alla vet vad allt betyder och hur allt fungerar, men när vi talar med er som kanske vill köpa en webbplats så måste vi ställa om oss och talar med ett helt annat språk.

Berätta gärna för oss om allt är för komplicerat. Våra artiklar håller varierande svårighetsgrad, men de som ligger här under grundkurs samt alla texter på själva webbplatsen (allt utom artiklarna) ska vara lätt att förstå för de flesta.

Samma sak gäller säkerligen er när ni talar med era kunder, kom ihåg att inte försöka verka märkvärdiga genom att använda facktermer, kunden litar på att du vet vad du talar om, du behöver inte visa upp dig. Ju färre gånger kunden ber er upprepa något desto bättre.

Behandla kunden som en idiot - nästan

Muntligt samtal

Det finns delade meningar om hur man ska uttrycka sig inför personer med okänd kunskapsnivå.

En del säger att man ska behandla kunden som om kunskapen vore noll, så att man kan vara helt säker på att kunden förstår precis allt.

- Vi tycker att man kan höja svårighetsgraden något från start för att göra en bedömning, sedan kan man höja eller sänka beroende på resultat.

Kunden vill inte bli idiotförklarad - men kunden tycker att det är helt godkänt att man försöker vara pedagogisk och göra sig förstådd. Kunden kan ofta ge en irriterad respons då man förklarar något som redan är glasklart - men detta är en naturlig effekt och betyder inte att man har gjort fel.

Däremot är det viktigt att man uppmärksammar dessa signaler och snabbt anpassar sig. Om man som kund vet vad säljaren talar om och att man känner sig idiotförklarad gång på gång så faller förtroendet och tålamodet snabbt. Säljaren måste snabbt öka svårighetsgraden om det är tydligt att mottagaren vet vad man talar om - annars går tiden och energin på ut att konstatera saker som kunden redan känner till.

Skriftlig form

I skrift kan man ju däremot inte anpassa sig under textens gång - där måste man innan texten går till tryck göra en bedömning vilken målgrupp man riktar sig emot, och därefter vilken nivå texten ska läggas på. Ibland går det även att kompromissa något, man skriver komplicerat i kombination med att man bifogar små hjälptexter.

Detta fungerar bra ibland, förutsatt att det snarare är undantag än regel. Om ni ska skriva en text anpassad för nybörjare på ungefär en sida, men tre detaljer är väldigt komplexa och ni vill beskriva dessa ytterligare så kan man alltid göra en liten stjärna och ha ytterligare beskrivningar vid ett passande tillfälle.

Låt gärna kunden fråga - men motverka behovet

Vi anser att det är bra att kunden slipper fråga i de flesta fall. Vi undviker gärna att säga "fråga om ni inte förstår", utan vi satsar på att få folk att förstå från start. Om vi inte gör oss förstådda så är inte våra beskrivningar bra nog, så enkelt är det. Naturligtvis kan man inte anpassa sig efter alla, men om 95% greppar resonemanget så kan man kan känna sig nöjd.

Välbeskrivande rubriker

Något man kan jobba med i all evighet, framförallt med tanke på sökmotoranpassning är just rubrikerna.

Rubrikerna ska vara rätt placerade hierarkiskt (det finns ju huvudrubrik, underrubrik, underrubrik 2 etc) och de ska innehålla rätt ord och separera texterna på ett bra sätt.

Rubriken ska separera dina textblock på ungefär samma sätt som dina stycken - fast med mer fokus på att man byter ämne. Detta kan anses vara helt självklart, men det krävs en viss eftertanke för att det ska hålla klass.

Hur vet man om man ska sätta en rubrik mellan två stycken eller inte?

Ibland kan det vara svårt att vara säker.
Det beror lite på hur tätt man har valt att sätta rubrikerna från början. Har ni fem stycken som tillhör samma ämne? Då kan det säkert lämpa sig bra med en rubrik ovanför dem. Ofta växer hierarkin fram automatiskt, om inte annat så kommer det med tiden.

Kom däremot ihåg att vara noga med hierarkin. En huvudrubrik, h1 som det t.ex. heter i html ska endast vara huvudrubrik och inget annat. Du ska ha en h1 per sida, inte en ovanför varje stycke. Det är viktigt att klargöra både för användare och eventuella maskiner (sökrobotar) vad rubriken ska användas till. Gör det lätt för dig själv och andra - använd standarder.

---

Gå till toppen